Elegir un servidor host

Antes de comenzar a compartir tus proyectos de OmniPlan, ten preparado un servidor que servirá de depósito centralizado de los archivos. Sincroniza la copia local de tu proyecto con la copia en el servidor -o con un calendario en un servidor de calendario-, y tendrás la seguridad de que todos los que utilizan ese archivo dispondrán de la versión más actualizada.

Cuando tengas el servidor listo, sigue los pasos que se explican a continuación para conectarte a tu primera cuenta sincronizada. Desde tu cuenta, puedes empezar a colaborar en proyectos ya alojados en el servidor o alojar nuevos proyectos configurando sus Opciones de sincronización y compartición.

Configurar una cuenta de servidor

Hay dos cosas que debes configurar para colaborar con otras personas en un proyecto de OmniPlan: los ajustes del servidor para toda la aplicación y los ajustes de compartición del archivo de proyecto concreto. Estas funciones se agrupan en torno a sus respectivos temas en la ventana Cuentas de servidor de OmniPlan (descrita aquí) y en las Opciones de sincronización y compartición.

La ventana Cuentas de servidor (OmniPlan > Cuentas de servidor) es donde asocias nuevas cuentas de servidor con OmniPlan, administras tus cuentas existentes y consultas y recuperas archivos de proyectos de los servidores.

Cuando te conectas a una cuenta de servidor por primera vez, se abre una ventana de configuración guiada para que elijas el tipo de cuenta e introduzcas las claves de inicio de sesión pertinentes. Para añadir otras cuentas además de la primera, haz clic en el botón Añadir cuenta (+) en la parte inferior izquierda de la ventana.

Si quieres configurar una cuenta de servidor para colaboración, elige Omni Sync Server o WebDAV. Si quieres añadir o recuperar horas de trabajo de una cuenta de calendario sincronizado, elige CalDAV o Google Calendar (según el tipo de cuenta).

Cuando tengas una cuenta conectada, aparecerá en la lista de la izquierda de la ventana.

Si te conectas a una cuenta de servidor que ya aloja proyectos, los archivos de proyecto que contiene aparecen en la lista de la derecha. Selecciona un proyecto de la lista y haz clic en Descargar proyecto para hacer una copia local. El archivo se abre, listo para el trabajo en colaboración: ya puedes publicar cambios en el servidor y actualizar tu copia local con los cambios realizados por otros colaboradores.

Si quieres configurar la compartición por primera vez y no tienes ningún proyecto sincronizado remotamente, la lista de proyectos estará vacía. En la sección de abajo titulada Configurar la sincronización y compartición se explica paso a paso cómo publicar tu primer proyecto en el servidor.

Administrar cuentas de servidor

Una vez que hayas configurado una cuenta de servidor y comenzado a publicar y a suscribirte a proyectos o calendarios, puedes ir a la ventana Cuentas de servidor para gestionar tus cuentas y proyectos compartidos. Elige OmniPlan > Cuentas del servidor para ver y administrar tus proyectos de OmniPlan compartidos.

Esta lista muestra tus cuentas de Omni Sync Server, WebDAV, CalDAV y Google Calendar clasificadas por nombre. Elige una cuenta de la lista para ver los proyectos o calendarios que contiene. Para añadir una cuenta, haz clic en el botón Añadir cuenta (+) abajo de la lista. Para editar una cuenta, selecciónala y haz clic en Editar cuenta.

Si seleccionas una cuenta de Omni Sync Server o de WebDAV, la lista muestra todos los proyectos que han sido publicados en el repositorio y la siguiente información sobre ellos:

1. Nombre del proyecto: el nombre del archivo del proyecto.

2. Carga: indica, mediante un icono de barras verticales, si este proyecto comparte con otros proyectos del repositorio información acerca de la carga de recursos, para poder equilibrar los recursos entre proyectos.

3. Fecha de inicio, fecha de finalización, fecha de última modificación: las fechas en que está previsto que el proyecto comience y finalice, y la fecha en que lo modificó por última vez un usuario con acceso compartido.

4. Completado: porcentaje del proyecto que ha sido completado.

5. Añadir cuenta, Quitar cuenta: haz clic en el botón Más para añadir una cuenta al repositorio y en el botón Menos para eliminarla. Al eliminar una cuenta no se borra del servidor; solo se elimina de la lista de servidores que has conectado a OmniPlan.

6. Metadatos del archivo: esta sección muestra información del archivo del proyecto, como su ID único, su tamaño, el tamaño del archivo changelog asociado (para el control de cambios) y cuándo fue la última vez que se truncó el archivo.

Configurar la sincronización y compartición

Cuando tengas configurada una cuenta de servidor, puedes comenzar a sincronizar tus archivos de proyecto y colaborar con otros participantes en el proyecto. Puedes elegir las acciones de sincronización de cada proyecto individual desde el cuadro Opciones de Sincronización y Compartición (Proyecto > Opciones de Sincronización y Compartición).

En este ejemplo supondremos que has creado una cuenta de servidor nueva (que has configurado en la ventana de Cuentas de servidor mostrada arriba) y un nuevo proyecto en el que quieres colaborar con otras personas. Publicarás los cambios que hagas en tu servidor compartido al que se suscribirán otros participantes (y viceversa).

La primera vez que configures la sincronización y la compartición de un proyecto, verás dos opciones: Sincronización básica y Compartición avanzada. Si eliges Sincronización básica, se te dirigirá al proceso de configuración de OmniPresence o el almacenamiento en iCloud, dos opciones fantásticas si solo necesitas un lugar remoto donde guardar sus archivos.

Dado que nuestro ejemplo tiene varios participantes, elegiremos Compartición avanzada. Haz clic en Continuar para configurar la compartición del proyecto.

La lista de acciones compartidas del proyecto comienza en blanco. Haz clic en el botón Más ① para añadir una nueva y elegir entre los tipos de acciones disponibles. Verás que puedes realizar varias tareas automatizadas cuando compartas (publiques) tu proyecto; de momento, nos centraremos en la colaboración. Elige Colaborar ② como tipo de acción y después Siguiente ③.

Para colaborar en este proyecto, tendrás que almacenarlo en un servidor para que otras personas puedan acceder a él. Si configuras una cuenta en la ventana Cuentas de servidor, haz clic en Seleccionar fuente ① y selecciónala de la lista (si no, puedes configurar una ahora y volver a este paso). Cuando hayas elegido la cuenta, haz clic en Guardar ②.

El cuadro Opciones de sincronización y compartición tiene una acción activada para publicar y actualizar el repositorio del servidor compartido. Para editar los detalles de la acción, selecciónala y haz clic en el botón de edición lápiz debajo de la lista de acciones. Marca las casillas que aparecen debajo de la lista ① para elegir si quieres hacer que el proyecto se publique o que actualice su estado.

Haz clic en Hecho y luego guarda el proyecto. Si has seleccionado Procesar acciones de publicación automáticamente al guardar, el proyecto se publica en el servidor por primera vez. De lo contrario, elige Proyecto > Publicar (Control-Comando-P) para publicarlo manualmente.

La próxima vez que mires la ventana Cuentas de servidor, verás el proyecto en tu cuenta. Los siguientes cambios que realices se publicarán en el servidor según la configuración que hayas elegido en las Opciones de sincronización y compartición. Puedes repasar los cambios -cualquier cambio entrante de otros participantes que se hayan conectado de forma similar a tu proyecto- con el control de cambios (Proyecto > Mostrar cambios).

Puedes publicar en el servidor tu versión local del proyecto seleccionando Proyecto > Publicar (Control-Comando-P) o haciendo clic en el botón Publicar de la barra de herramientas.

Puedes actualizar en cualquier momento manualmente desde el servidor seleccionando Proyecto > Refrescar (Control-Comando-R) o el botón Actualizar de la barra de herramientas.

Opciones de configuración de sincronización y compartición

Ve al cuadro Opciones de sincronización y compartición (Proyecto > Opciones de sincronización y compartición...) en todos los proyectos que quieras compartir para configurar las acciones de publicación y suscripción de acuerdo con las necesidades de ese proyecto. En la anterior sección Configurar la sincronización y compartición hemos explicado cómo configurar tu primer proyecto colaborativo; en esta sección y en las siguientes nos centramos en otras acciones de Compartir disponibles.

El cuadro Opciones de sincronización y compartición ofrece un resumen de las acciones compartidas que has configurado para el proyecto actual e incluye herramientas para añadir, eliminar y editar estas acciones.

1. Tipo de acción y dirección: el icono muestra el tipo de acción de la fila y las flecha adyacentes indican si la acción se producirá al Publicar (flecha arriba), al Actualizar (flecha abajo) o en ambos casos.

2. Descripción de la acción: el texto central de las filas de acción describe la acción e indica si la acción se producirá al Publicar, al Actualizar o en ambos casos.

3. Estado de activación de la acción: la columna situada más a la derecha tiene una casilla que indica si la acción está actualmente en uso. Desmárcala para evitar que la acción ocurra cuando normalmente lo haría.

4. Añadir y quitar acción: haz clic en estos botones para añadir una acción nueva (más) o para eliminar la acción seleccionada (menos). Al borrar una acción se elimina por completo del proyecto. Para desactivarla solo temporalmente, desmarca la casilla del estado activo.

5. Opciones de publicación y actualización: elige si quieres que la publicación se realice automáticamente al guardar el archivo del proyecto y elige si actualizar automáticamente cuando se te avise de que hay cambios a través de Bonjour o en el plazo que indiques en el menú emergente de la derecha. Estas opciones se aplican a todas las acciones creadas para el proyecto.

6. Editar acción: hay más opciones disponibles para cada acción; elige la acción que quieras editar en la lista y haz clic en este botón para abrir y editar sus detalles.

Opciones de la acción Colaborar

Al crear o editar una acción de Colaborar, dispones de las siguientes opciones:

1. Cuenta de servidor: elige en este menú desplegable la cuenta de servidor en la que publicar y a la que suscribirse. En este menú se enumeran todas las cuentas que has configurado en la ventana Cuentas de servidor.

2. Información de cuenta: abre un cuadro con detalles de inicio de sesión de la cuenta de sincronización asociada con la acción.

3. Compartir carga de recursos: elige si prefieres compartir las cargas de recursos del proyecto con otros proyectos del servidor y si quieres respetar las cargas de recursos de otros proyectos del servidor al equilibrar.

Opciones de la acción Exportar

Al crear o editar una acción de Exportar, dispones de las siguientes opciones:

1. Exportar como: elige en este menú desplegable el formato de archivo al que exportar. La lista de formatos incluye todos los disponibles en Archivo > Exportar, así como el formato de archivo nativo predeterminado de OmniPlan.

2. Guardar en: elige el nombre y la ubicación del archivo exportado.

3. Filtrar: configura o elige un filtro personalizado para aplicarlo al exportar el archivo del proyecto. Los ítems excluidos por el filtro no aparecerán en la versión exportada del proyecto.

Opciones de Sincronizar tareas con un calendario

Al crear o editar una acción de Sincronizar tareas con un calendario, dispones de las siguientes opciones:

1. Fuente: selecciona una fuente de calendario en este menú desplegable o elige Añadir cuenta para abrir un cuadro en la que podrás elegir un servidor de CalDAV o Google Calendar y añadirlo como una nueva fuente de calendario.

2. Calendario: con una fuente seleccionada, elige en este menú desplegable el calendario con el que quieres sincronizar.

3. Filtrar: configura o elige un filtro personalizado cuando sincronices las tareas del archivo del proyecto. Las tareas excluidas por el filtro no aparecerán en la versión sincronizada del proyecto.

Opciones de Sincronizar horas de trabajo de un calendario

Al crear o editar una acción de Sincronizar horas de trabajo de un calendario, dispones de las siguientes opciones:

1. Fuente: selecciona una fuente de calendario en este menú desplegable o elige Añadir cuenta para abrir un cuadro en el que podrás elegir una cuenta de CalDAV y añadirla como nueva fuente de calendario.

2. Calendario: con una fuente seleccionada, elige en este menú desplegable el calendario del que quieres recuperar eventos.

3. Eventos: elige qué debe ocurrir cuando se recuperan eventos del calendario. Los eventos de calendario pueden ser nuevas horas de trabajo añadidas al proyecto, horas de trabajo sustraídas del proyecto, trabajo u horas libres adicionales para un recurso específico.

4. Recurso: si en los eventos del calendario elegiste añadir trabajo u horas libres a un recurso específico, selecciona el recurso en este menú desplegable.

Opciones de Ejecutar un script

Al crear o editar una acción de Ejecutar un script, dispones de las siguientes opciones:

1. Tipo de script: elige entre AppleScript y Omni Automation.

2. Script: elige en este menú desplegable el script que quieres ejecutar. El menú estará vacío hasta que agregues un archivo AppleScript a la carpeta OmniPlan Scripts, enlazada al texto junto a este ítem.

   Si como tipo de script eliges Omni Automation, lo sustituyen otros dos menús desplegables llamados Complemento y Acción respectivamente. Elige un complemento de Omni Automation con el primero, y elige una acción para ejecutar con el segundo. La carpeta de complementos está enlazada al texto de la derecha.

3. Ejecutar al:: elige si el script debe ejecutarse al publicar cambios en el repositorio o al actualizarse para recibir los cambios del servidor.

Compartir un proyecto con otros

Para compartir tu proyecto publicado con otros miembros del equipo, debes proporcionarles la siguiente información:

• Tipo de cuenta: Omni Sync Server o WebDAV.
• El nombre de usuario y la contraseña utilizados para acceder a la cuenta del servidor de sincronización.
• El nombre del archivo al que se van a suscribir.

Con esa información, los miembros del equipo crearán una cuenta en OmniPlan > Cuentas de servidor (consulta las instrucciones un poco más arriba en este capítulo). Una vez que hayan creado la cuenta, los miembros de tu equipo podrán suscribirse al proyecto siguiendo estos pasos:

1. Abre OmniPlan.
2. Elige OmniPlan > Cuentas de servidor.
3. A la izquierda de la ventana que aparece, haz clic para seleccionar el Repositorio del proyecto.
4. Haz clic para seleccionar el nombre del proyecto en la lista de proyectos disponibles en el repositorio.
5. Haz clic en Descargar proyecto.
6. Guarda una copia del archivo del proyecto en el disco duro del Mac.

La suscripción al archivo descargado se realiza automáticamente y el archivo queda vinculado a la copia maestra en el servidor.

Los miembros del equipo ya suscritos pueden editar y revisar el proyecto de OmniPlan usando su copia local del archivo. Cualquier cambio realizado en el proyecto se guarda en el servidor de sincronización cuando se publica el proyecto. Cuando otros miembros del equipo actualizan su copia del proyecto, recibirán esos cambios.

Para que tu copia local del archivo del proyecto esté siempre actualizada con los últimos cambios de otros miembros, te recomendamos seguir estos pasos siempre que abras tu copia local:

1. Abre el archivo de proyecto de OmniPlan que tienes guardado en tu dispositivo.
2. Recibe las actualizaciones del proyecto eligiendo Proyecto > Actualizar (Control-Comando-R).
3. Acepta o rechaza los cambios con Proyecto > Mostrar cambios (Opción-Comando-T).
4. Realiza tus cambios en el archivo de proyecto y luego elige Archivo > Guardar (Comando-S).
5. Publica tus cambios para ponerlos a disposición de otros miembros del equipo suscritos al mismo proyecto; elige Proyecto > Publicar (Control-Comando-P).

Control de cambios

Una vez especificados el tipo de suscripción, puedes usar el control de cambios para ver tus propios cambios y aceptar o rechazar los de los demás.

Para habilitar el control de cambios, selecciona Proyecto > Mostrar cambios (Mayúsculas-Comando-T). Aparece una barra lateral que registra los cambios que realizas y muestra los cambios de tus compañeros, junto con una barra informativa (debajo de la principal de OmniPlan) con controles para aceptar y rechazar los cambios de otras personas.

Para aceptar o rechazar todos los cambios, elige los comandos Aceptar todo y Rechazar todo del menú del engranaje en la barra de control de cambios.

Para aceptar o rechazar cambios concretos, selecciónalos en la barra lateral y usa los botones Aceptar o Rechazar .

Equilibrar las cargas de los recursos entre proyectos

Si los recursos (por lo general, miembros del equipo) se comparten entre varios proyectos del mismo repositorio, puedes decidir en opciones de la acción Colaborar si publicarás las cargas de los recursos del proyecto actual en otros proyectos y si el proyecto actual estará suscrito a las cargas de los recursos de otros proyectos.

Publicar las cargas de trabajo de los recursos de un proyecto significa que los demás proyectos suscritos respetarán esa información al equilibrar cargas; si Julia trabaja en el proyecto A el miércoles y sus cargas se publican en el proyecto B, al equilibrar el proyecto B no se le asignará trabajo para el miércoles.

Subscribirse a las cargas de trabajo de los recursos significa que el proyecto obedecerá todas las restricciones de los proyectos del repositorio que publiquen sus respectivas cargas de trabajo. Utilizando solo la opción de publicar o suscribirse, puede establecerse una jerarquía de prioridades entre proyectos simultáneos: un proyecto que solo publique siempre tendrá prioridad, mientras que a uno que solo esté suscrito únicamente se le asignarán recursos cuando estén libres.

Los proyectos que publican y están suscritos son tratados como iguales. Si un proyecto ni publica ni está suscrito, ignorará los factores externos y se sincronizará solo con sus propias actualizaciones.

Limpieza de información obsoleta

Si OmniPlan encuentra en el servidor información que no se utiliza sobre la carga de los recursos, detectará el problema y te pedirá que hagas limpieza. Esto puede ocurrir si alguien borra un proyecto que comparte cargas de recursos utilizando una versión de OmniPlan anterior a la 2.1, o si elimina el archivo directamente desde el Finder o Terminal. Hasta que autorices esta limpieza, es posible que se comparta con los proyectos activos información confusa acerca de la carga de los recursos.

La manera correcta de eliminar un proyecto de un repositorio del servidor es abrir la ventana Cuentas del servidor y pulsar el botón Eliminar proyecto.